Sáng kiến kinh nghiệm Hỗ trợ công tác quản lý sổ học bạ điện tử trường THPT

Nội dung tóm tắt: Sáng kiến kinh nghiệm Hỗ trợ công tác quản lý sổ học bạ điện tử trường THPT

1. SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT TÂN CHÂU Độc lập - Tự do - Hạnh phúc An Giang, ngày 17 tháng 02 năm 2020 BÁO CÁO Kết quả thực hiện sáng kiến, cải tiến, giải pháp kỹ thuật, quản lý, tác nghiệp, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật hoặc nghiên cứu khoa học sư phạm ứng dụng I- Sơ lược lý lịch tác giả: - Họ và tên: TRANG ANH TUẤN Nam, nữ: NAM - Ngày tháng năm sinh: 01/02/1977 - Nơi thường trú: Lô 9 nền 3 khu dân cư phường Long Hưng, TX Tân Châu – An Giang - Đơn vị công tác: Trường THPT Tân Châu - Chức vụ hiện nay: Giáo viên, kiêm nhiệm phòng vi tính số 1 - Trình độ chuyên môn: Đại học sư phạm (Tin Học) - Lĩnh vực công tác: Giảng dạy II.- Sơ lược đặc điểm tình hình đơn vị: Nêu tóm tắt tình hình đơn vị, những thuận lợi, khó khăn của đơn vị trong việc thực hiện nhiệm vụ - Tóm tắt tình hình đơn vị: Trường THPT Tân Châu là trường có bề dày lịch sử trong việc giảng dạy và việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy và quản lý trong nhà trường. Trong nhiều năm qua ban giám hiệu (BGH) nhà trường không ngừng vận động và phát huy việc ứng dụng CNTT vào trong công tác giảng dạy và quản lý. - Thuận lợi: + Được sự quan tâm của BGH nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển phần mềm. + Có kinh nghiệm trong việc viết phần mềm ứng dụng + Có đam mê viết phần mềm, và có ý thức cống hiến cho trường và ngành - Khó khăn: + Do bận chuyện trường và gia đình nên chưa có nhiều thời gian cho việc viết phần mềm - Tên sáng kiến/đề tài giải pháp: “Hỗ trợ công tác quản lý sổ học bạ điện tử trường THPT” - Lĩnh vực: Quản lý chuyên môn của BGH. 1
2. III. Mục đích yêu cầu của đề tài, sáng kiến: 1. Thực trạng ban đầu trước khi áp dụng sáng kiến Như chúng ta đã biết công tác chuyên môn của giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm ở thời điểm cuối năm học là rất nhiều, một trong các công việc đòi hỏi giáo viên phải thực hiện chính xác và hạn chế sai xót nhiều nhất đó là vào điểm cho sổ học bạ của học sinh, công việc này giáo viên cần phải thực hiện và hoàn thành đúng thời gian mà BGH đặt ra. Công việc vào điểm cho sổ học bạ bằng tay đòi hỏi giáo viên phải thực hiện lần lượt từng học sinh vào đúng ô mà sổ học bạ qui định, hạn chế sai xót tối đa vì đây là sổ ghi nhận kết quả học tập của các em trong năm học nói riêng và trong cấp học nói chung. Trên thực tế thì hàng năm ít nhiều giáo viên cũng mắc phải những sai xót ngoài ý muốn như: vào điểm nhằm, vào sai chỗ, vào thiếu điểm, vào chậm hơn thời gian mà BGH qui định, Việc vào sổ học bạ phải được thực hiện từng giáo viên trên từng lớp, hết giáo viên này thì đến giáo viên khác vào, vì vậy đến cuối học kỳ thì việc chờ đợi vào học bạ của giáo viên cũng là một vấn đề bức xúc mà giáo viên gặp phải. Tình hình mượn trả học bạ của giáo viên đòi hỏi phải thực hiện việc ký sổ mượn và sổ trả để tránh tình trạng mất học bạ ngoài ý muốn xãy ra, vì vậy thêm một công việc cho bộ phận tổ hành chánh cụ thể là nhân viên quản lý sổ học bạ toàn trường phải lập sổ ký mượn trả học bạ. Với các vấn đề đã nêu trên thiết nghĩ cũng làm mất nhiều thời gian, công sức và gây ít nhiều khó khăn áp lực cho giáo viên, nhân viên cũng như cho BGH trong công tác quản lý vào cuối năm học. 2. Sự cần thiết phải áp dụng sáng kiến Vấn đề đặt ra là chúng ta cần phải tự động hóa các công việc đã nêu trên bằng cách sử dụng máy tính phương án đưa ra là cần có một phần mềm chuyên hỗ trợ cho công việc này. Nhận định được vấn đề cấp thiết trên nhằm giảm áp lực công việc cho giáo viên trong thời gian cuối học kỳ cũng như hỗ trợ nhân viên và BGH trong công tác quản lý đồng thời cũng để nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của nhà trường. Tôi mạnh dạng phát triển phần mềm Quản Lý Điểm THPT đã sử dụng tại trường từ nhiều năm qua do chính Tôi viết thêm các modul nhằm giải quyết các vấn đề đã nêu trên với hy vọng được góp một phần nhỏ bé của mình giải phóng sức lao động cũng như áp lực cho Thầy, Cô và BGH cũng như cho công tác chung của nhà trường. 3. Nội dung sáng kiến Để có thể phát triển các modul nhằm giải quyết các vấn đề trên trước tiên Tôi gặp gỡ BGH cụ thể là hiệu phó chuyên môn người phụ trách trực tiếp công việc này, Tôi đặt vấn đề về sự cần thiết phải ứng dụng phần mềm vào quản lý cho công việc này. Tôi hỏi các yêu cầu đặt ra của BGH khi thực hiện 2
3. việc quản lý cũng như công việc mà giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm phải thực hiện cho việc vào sổ học bạ. Sau khi Tôi thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết từ BGH, tiếp theo Tôi phân tích cơ sở dữ liệu thực hiện việc khai báo thêm các trường đáp ứng cho các yêu cầu đặt ra vào cơ sở dữ liệu điểm chung của trường, liệt kê và phân tích các chức năng của hệ thống nhằm giải quyết các công việc nêu trên, thiết kế giao diện chương trình và các biểu mẫu dưới dạng file Excel, viết các modul cho các chức năng Sau đây là sơ đồ hoạt động của mảng chức năng này. Sơ đồ sử dụng cho chức năng in sổ học bạ. Các dữ liệu như danh sách học sinh, danh sách các môn học, điểm, xếp loại học lực hạnh kiểm, đã được thực hiện trước thời điểm tổng kết lớp. Những modul khác đã có trong phần mềm Quản Lý Điểm THPT. Người quản lý đăng nhập hệ thống bằng quyền quản lý đã được cung cấp Chọn Menu in chọn học bạ In trang bìa học bạ In trang lý lịch HS In nội dung học bạ Nhập ngày tháng Chọn khối Chọn lớp Xuất ra Excel Hết lớp của Còn một khối? Hết Còn Hết khối? Hết Kết thúc 3
4. 3.1 Giải thích từng chức năng trong Modul trên a/ In trang bìa học bạ Chức năng này in ra trang bìa học bạ, mỗi học bạ có một trang bìa ghi học tên học sinh. Công việc này được thực hiện vào đầu năm học của khối 10 sau khi đã phân lớp cho học sinh và giáo viên chủ nhiệm đã chỉnh sửa xong lý lịch học sinh. Dùng giấy cứng không có độ bóng (không bị lem mực khi in) khổ A3 để in. Cách thực hiện: Người dùng vào Menu In chọn Học bạ, xuất hiện hộp thoại, chọn In trang bìa khai báo ngày tháng năm, chọn khối, chọn lớp nhấp nút xuất ra Excel. Chương trình sẽ xuất ra file Excelc có tên , sau đó mở file và tiến hành in từ file excel. Các lớp còn lại làm tương tự. Hình xem trước khi in Đường gấp Mặt trước lại thành Mặt sau cuốn 4
5. b/ In trang lý lịch học sinh. Chức năng này in ra trang lý lịch của học sinh, mỗi học sinh có một trang ghi lý lịch. Công việc này được thực hiện vào đầu năm học của khối 10 sau khi đã phân lớp cho học sinh và giáo viên chủ nhiệm đã chỉnh sửa xong lý lịch học sinh. Dùng giấy khổ A3 để in. giáo viên chủ nhiệm dán hình của từng học sinh vào trang lý lịch. Cách thực hiện: Người dùng vào Menu In chọn Học bạ, xuất hiện hộp thoại, chọn In trang lý lịch học sinh khai báo ngày tháng năm, chọn khối, chọn lớp nhấp nút xuất ra Excel. Chương trình sẽ xuất ra file Excelc có tên , sau đó mở file và tiến hành in từ file excel. Các lớp còn lại làm tương tự. Hình xem trước khi in Đường gấp Mặt sau 5 Mặt trước
6. c/ In nội dung học bạ. Chức năng này được thực hiện vào cuối năm học sau khi giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm đã hoàn thành các công việc như: - Vào và tính điểm từng môn học dạng điểm số - Vào đánh giá môn thể dục 6
7. - Vào điểm danh học sinh - Vào hạnh kiểm cho học sinh 7
8. - Tính và in tổng hợp điểm, xếp loại học lực cho học sinh Sau khi thực hiện các chức năng trên xong là đã có dữ liệu cho việc in trang điểm cho học bạ. Việc in học bạ sẽ được thực hiện vào cuối học kì 2 sau khi đã hoàn tất các công việc chuyên môn về điểm số. Cách thực hiện in trang nội dung học bạ: Người dùng vào Menu In chọn Học bạ, xuất hiện hộp thoại, chọn In nội dung học bạ khai báo ngày tháng năm, chọn khối, chọn lớp nhấp nút xuất ra Excel. Chương trình sẽ xuất ra file Excelc có tên , sau đó mở file và tiến hành in từ file excel. Các lớp còn lại làm tương tự. Trang nội dung được in hai mặt như hình sau. 8
9. Chương trình có mức độ khả thi cao chỉ cần một máy tính có cấu hình trung bình và một máy in hoặc máy photo có chức năng in từng máy vi tính có khổ giấy A3, cùng với dữ liệu danh sách lớp, điểm, kết quả học tập học lực hạnh kiểm, được nhập trước thời điểm in học bạ là có thể dùng được. IV. Hiệu quả đạt được: Khi đưa các chức năng đã xây dựng xong đi vào sử dụng thì hiệu quả đem lại như sau: 1/ Đối với việc quản lí chuyên môn thuộc mảng quản lý chuyên môn của BGH: - Không cần nhắc nhỡ GV hoàn thành vào điểm cho học bạ. - Không có sai xót chủ quan hay khách quan của giáo viên khi học bạ được in ra. - Không sợ hư hõng, thất lạc khi có nhiều GV mược trả học bạ trong gia đoạn vào điểm cho học bạ. - Học bạ được in ấn rõ đẹp, đúng mẫu qui định, có độ bền cao. - Thời gian in học bạ cho cả 3 khối chỉ khoảng 3 giờ đồng hồ. 2/ Đối với học sinh: - Có được học bạ rõ đẹp đúng mẫu qui định - Điểm trong học bạ không sai xót, phản ánh đúng năng lực học tập của bản thân. 3/ Đối với giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn: - Không cần ghi điểm, loại hạnh kiểm, số ngày nghỉ hoặc họ tên của mình. - Việc ghi nhận vào học bạ chỉ còn lại một thao tác duy nhất là ký tên ngay họ tên của mình được in sẵn trong học bạ. 4/ Đối với cán bộ văn phòng: - Không còn nhận nhiệm vụ theo dõi mượn trả học bạ khi giáo viên vào điểm ở mỗi học kỳ. - Quản lý học bạ dễ dàng, tránh thất lạc tối đa. V. Mức độ ảnh hưởng: Sáng kiến kinh nghiệm có thể áp dụng cho các trường THCS và THPT VI- Kết luận: Như vậy với những gì mà các chức năng đã nêu trên đem lại cho chúng ta cái nhìn thực tế về sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tin trong hầu hết các lĩnh vực trong đời sống xã hội hiện nay và cụ thể trong trường hợp này là công tác chuyên môn trong quản lý nhà trường. Với việc ứng dụng các modul này vào công việc “Hỗ trợ công tác quản lý sổ học bạ điện tử trường THPT” đã giải phóng những con người liên quan đến nó một cách triệt để và đem lại hiệu quả to lớn. 10
10. Cách vào điểm truyền thống cần phải thực hiện khoảng thời gian làm là 4 đến 5 ngày thậm chí nhiều trường có thể hơn một tuần với toàn bộ giáo viên có phân công giảng dạy và chủ nhiệm, sự theo dõi đôn đốc, nhắc nhỡ của BGH, sự quản lý học bạ của bộ phận văn phòng. Nay chỉ cần một người phụ trách và in ấn, đóng cuốn với khoảng thời gian là 1 ngày cho toàn trường. Với tính thiết thực và hiệu của hệ thống lại thêm được thiết kế giao diện mang tính phổ dụng cao, các modul nêu trên hoàn toàn có thể áp dụng cho các trường học THPT và THCS trong toàn tỉnh. Tôi cam đoan những nội dung báo cáo là đúng sự thật. Xác nhận của đơn vị áp dụng sáng kiến Người viết sáng kiến Trang Anh Tuấn 11