Sáng kiến kinh nghiệm Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ kế toán

Nội dung tóm tắt: Sáng kiến kinh nghiệm Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ kế toán

1. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Thị Trấn, ngày 16 tháng 03 năm 2020 BÁO CÁO SÁNG KIẾN HOẶC ĐỀ TÀI, ĐỀ ÁN, GIẢI PHÁP CÔNG TÁC, GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP - Tên sáng kiến: Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ kế toán. - Họ và tên: Nguyễn Kim Tiến - Đơn vị công tác: Trường Tiểu học Phan Ngọc Hiển - Thời gian đã được triển khai thực hiện: Từ ngày: 01/01/2019 đến ngày: 31/12 /2019 I. ĐẶT VẤN ĐỀ: 1. Tên sáng kiến: Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ kế toán. 2. Sự cần thiết: Qua một thời gian làm kế toán trong trường học tôi nhận thấy việc bảo quản lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán ở trường học là một vấn đề hết sức quan trọng vì nó là minh chứng cho toàn bộ hoạt động tài chính của nhà trường. Khi cần số liệu để làm báo cáo trong quá trình thực hiện sử dụng kinh phí thì cần phải có hồ sơ lưu trữ. Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực từng loại hình hoạt động. Công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song vấn đề không thể thiếu công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công. Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học. Vì vậy tôi mạnh dạn chọn đề tài này.
2. II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN HOẶC ĐỀ TÀI, ĐỀ ÁN, GIẢI PHÁP CÔNG TÁC, GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP: Để công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ kế toán mang lại hiệu quả thì cần phải có những biện pháp thiết thực như sau: Các loại chứng từ liên quan đến công việc của kế toán: - Quyết đinh phân bổ kinh phí: Thường thì vào tháng đầu tiên của năm Phòng Giáo dục và Đào tạo sẽ có Quyết định phân bổ dự toán kinh phí năm giao cho đơn vị. Tôi tiến hành xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ theo năm ( đóng cuốn) và ra quyết định về việc công bố, công khai dự toán chi nhân sách Nhà nước theo năm, lập dự toán kinh phí chi theo tháng, theo qúy và tổng hợp lên năm. Trong năm sẽ có thêm các Quyết định bổ sung điều chỉnh kinh phí tôi sẽ in ra sắp xếp theo thứ tự và đóng thành cuốn lưu theo năm tài chính. + Chứng từ thu của đơn vị: Trong đơn vị tôi thường có rút tiền từ nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước và nguồn chi phí học tập Khi có hồ sơ đủ và đúng để tôi nhập lên phần mềm làm liên cho thủ quỹ rút tiền từ Kho Bạc về tôi tiến hành ra phiếu thu đưa cho Thủ trưởng đơn vị và các bộ phận có liên quan ký, đóng dấu. Tôi kẹp liên với phiếu thu và lưu theo thứ tự tăng dần theo quý, theo năm. Sau khi kết thúc quý hoặc năm tôi đóng quyển và lưu hồ sơ. + Chứng từ chi của đơn vị: Đơn vị tôi có 2 hình thức chi: Chi bằng tiền mặt và chi bằng chuyển khoản a) Chi bằng tiền mặt: Khi có đầy đủ chứng từ chi tôi lập phiếu chi và đưa các bộ phận có kiên quan ký tôi cũng tập hợp phiếu chi theo thứ tự theo quý, theo năm và lưu lại. b) Chi bằng chuyển khoản: Ngoại hình thức rút lương bằng tiền mặt thì trường tôi đã rút lương bằng hình thức chuyển khoản rất tiện lợi và nhanh chóng, tránh sai sót và nhầm lẫn. Trường tôi còn chi chuyển khoản qua tài khoản cho rất nhiều hoạt động sau: Chi mua sắm, chi sữa chữa, chi tiện điện, internet và chi các nội dung khác có sự đồng ý thống nhất của Hiệu trưởng. Khi làm liên chuyển có xác nhận của Kho bạc xong tôi kèm theo đầy đủ hồ sơ theo quy định và lưu lại theo số thứ tự và ngày tháng theo quý, năm.
3. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo đúng pháp luật. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ sách kế toán cho một kỳ kế toán trong năm. Hồ sơ sổ sách kế toán cũng phải được ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, chính xác và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy định chung của Nhà nước. Ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: - Việc quản lý hồ sơ đóng góp một vai trò hết sức quan trọng trong một đơn vị trường học - Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng. Từ đó làm cơ sở thu chi tài chính, thanh quyết toán, làm căn cứ để theo dõi những phát sinh về lương các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho nhà trường. - Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cấp trên yên tâm trong việc quản lý và điều hành. - Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ đã xử lý. - Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai sót không đáng có, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả công tác. Các biện pháp sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: Muốn quản lý hồ sơ tốt trước tiên kế toán phải là người có tính năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, lề lối làm việc tốt, phải xây dựng kế hoạch bảo quản hồ sơ chứng từ. Để quản lý tốt hồ sơ kế toán không phải là đơn thuần bởi những nghiệp vụ phát sinh có chung một số liệu song mỗi hồ sơ lại phản ánh khác nhau do vậy chúng ta phải hiểu và nắm được các nguyên tắc đặc trưng cơ bản, tuân theo quy định cụ thể về các hình thức sổ kế toán. - Ghi sổ kế toán - Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NK-SC. Mỗi loại chứng từ là một nghiệp vụ phát sinh được ghi một dòng, đồng thời ở NK-SC và bảng tổng hợp chứng từ được lập theo những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, chi, xuất, nhập, ) - Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi dùng ghi vào NK-SC phải được ghi vào sổ quỹ và các sổ khác có liên quan. - Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ các chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào NK-SC và các sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khoá sổ. - Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, chính xác ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính.
4. b. Trình bài hồ sơ lưu Chứng từ kế toán Thuyết minh báo cáo quyết toán Báo cáo quyết toán Báo cáo chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ kế toán chi tiết Đối chiếu c. Phân loại chứng từ: Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp các thông tin kế toán cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu – chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ chính xác và khoa học. Chẳng hạn khi ta tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán quý, ngoài việc cập nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung các mục chi để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh toán khác nhau phải theo đúng luật ngân sách Nhà nước cụ thể như mục (7000) Chi phí nghiệp vụ chuyên môn được chi tiết như sau: Mục 7000: Chi phí nghiệp vụ chuyên môn. Tiểu mục 7001: Chi mua hàng hóa, vật tư dành cho chuyên môn. Tiểu mục 7004: Đồng phục, trang phục, bảo hộ lao động. Tiểu mục 7049: Chi khác Tiểu mục 7053: Mua, bảo trì phần mềm công nghệ thông tin Tiểu mục 7099: Chi khác Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng kẹp ở phần đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ giúp chúng ta kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không bị bỏ sót chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo từng quý, năm. Tủ hồ sơ cần có các ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, hàng năm gọn gàng, ngăn nắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm. d. Công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán: Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán phần đa bằng công nghệ khoa học hiện đại song cũng không hẳn được vẹn toàn chúng ta phải thường xuyên diệt virus để nó không phá huỷ hồ sơ Công tác này rất cần thiết nhưng chúng ta cũng không thể bỏ qua công tác vệ sinh và bảo quản hồ sơ kế toán thủ công.
5. Nếu chúng ta chỉ sắp xếp quản lý hồ sơ tốt không thì chưa đủ mà chúng ta cần phải giữ gìn cho hồ sơ luôn mới, sạch, khoa học đó là ta phải thường xuyên vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi bụi bẩn sạch sẽ, chứng từ mỗi quý sau khi báo cáo quyết toán đã được duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo quý, năm. Ngoài ra mỗi tháng, quý chúng ta phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ luôn mới không bị hư, mục nát. III. ĐÁNH GIÁ VỀ TÍNH MỚI, TÍNH HIỆU QUẢ VÀ KHẢ THI, PHẠM VI ÁP DỤNG: 1. Tính mới: Từ khi sáng kiến này được áp dụng vào quá trình công tác, công việc thực hiện được nhanh chóng, chính xác, khoa học và mang lại hiệu quả cao hơn, công tác tìm kiếm chứng từ, sổ sách lưu trữ tốn ít thời gian hơn. Vì thế từ thực tế sáng kiến đã áp dụng vào bản thân, tôi có thể khẳng định rằng sáng kiến này có thể nhân rộng và thực hiện tốt cho cán bộ kế toán trong địa bàn tỉnh. 2. Tính hiệu quả và khả thi: Qua thời gian áp dụng các phương pháp làm việc trên, bản thân nhận thấy đạt một số kết quả sau: - Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, khoa học nên chứng từ sổ sách không bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất lạc. - Chứng từ, sổ sách được lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc hàng ngày. - Giúp cho lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời. - Bản thân luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 3. Phạm vi áp dụng: Thời gian nghiên cứu có hạn nên tôi chỉ vận dụng tại Trường tiểu học Phan Ngọc Hiển từ 01/01/2019 đến 31/12/2019. IV. KẾT LUẬN: Công việc trọng tâm của kế toán đơn vị là bảo quản và lưu trữ sắp xếp chứng từ sổ sách kế toán cho khoa học và hợp lý để chứng từ được bảo quản lâu hơn. Qua thời gian làm công tác kế toán tôi đã đút kết ra những kinh nghiêm sau: Với nhiệm vụ là một kế toán của trường học tôi xây dựng kế hoạch và thường xuyên nắm bắt các văn bản về tiêu chuẩn định mức chi tiêu bằng cách tìm hiểu trên thông tin mạng và công văn mà văn thư cung cấp các văn bản liên quan đến tài chính để thuận lợi hơn trong việc công tác quản lý hồ sơ kế toán của đơn vị cơ quan. XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Người báo cáo TRỰC TIẾP
6. Nguyễn Kim Tiến