Tóm tắt kết quả sáng kiến kinh nghiệm - Biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, lưu trữ và khai thác sử dụng hồ sơ công chức, viên chức tại trường cao đẳng sư phạm Hà Tây

Nội dung tóm tắt: Tóm tắt kết quả sáng kiến kinh nghiệm - Biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, lưu trữ và khai thác sử dụng hồ sơ công chức, viên chức tại trường cao đẳng sư phạm Hà Tây

1. TÓM TẮT KẾT QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ TÂY (*) CN. Hoàng Thị Thanh Hương Phòng Tổ chức Nhân sự 1. Kết quả nghiên cứu Trong công tác quản lý công chức, viên chức, việc xây dựng và quản lý hồ sơ là một nhiệm vụ quan trọng. Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả. Xuất phát từ thực tiễn đảm nhận công tác quản lý hồ sơ CC, VC của trường Cao đẳng Sư phạm Hà Tây tại bộ phận được giao nhiệm vụ quản lý HS CC, VC - phòng Tổ chức nhân sự, với mong muốn nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ các công việc của nhà trường nói chung và hồ sơ quản lý công chức, viên chức nói riêng, với sáng kiến kinh nghiệm: “Biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, lưu trữ và khai thác sử dụng hồ sơ công chức, viên chức tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà Tây” đã hoàn thành và đạt được kết quả sau: Tác giả đã đi sâu vào việc phân tích và đánh giá thực trạng trong công tác quản lý hồ sơ CC,VC tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà Tây; trên cơ sở đó, tác giả đã mạnh dạn đưa ra đề xuất và triển khai 4 nhóm giải pháp lớn: Nâng cao nhận thức và kỹ năng quản lý hồ sơ CC, VC đối với người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ; đổi mới hình thức, phương pháp quản lý, lưu trữ và khai thác sử dụng hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; áp dụng siêu liên kết Hyperlink để khai thác sử dụng dữ liệu thông tin hồ sơ và giải pháp xây dựng quy trình quản lý hồ sơ CC, VC. Việc áp dụng bốn nhóm giải pháp lớn trên đã cho thấy công tác quản lý hồ sơ công chức viên chức có sự chuyển biển rõ rệt: Sắp xếp hồ sơ giấy và tạo hồ sơ điện tử cùng với áp dụng siêu liên kết Hyperlink đã giúp quản lý và khai thác hồ sơ nhanh hơn, đảm bảo đúng nguyên tắc theo quy định: “thống nhất - khoa học - đầy đủ - chính xác” và hạn chế khai thác sử dụng hồ sơ giấy theo cách truyền thống. Việc xây dựng Quy trình quản lý hồ sơ CC, VC chi tiết giúp chuyên viên nắm rõ được các bước phải hoàn thiện, kết quả phải đạt được tránh để sai sót hoặc thiếu. Một số giải pháp của sáng kiến kinh nghiệm này cũng là nguồn tham khảo hữu ích cho việc quản lý hồ sơ công việc ở các đơn vị phòng, ban khác phục vụ quản lý hồ sơ chặt chẽ và khoa học hơn. 2. Kiến nghị và đề xuất nâng cao tính khả thi của sáng kiến kinh nghiệm - Đối với nhà trường: Tạo điều kiện cho người trực tiếp đảm nhận công tác này được đào tạo bồi dưỡng, giao lưu học hỏi; cung cấp các thiết bị như máy in, máy scan, máy vi tính chuyên dụng. - Đối với phòng Tổ chức nhân sự: Bố trí nhân lực cũng như lên kế hoạch để thực hiện các hồ sơ còn chưa cập nhật thông tin vào hồ sơ điện tử (hồ sơ đã thôi công tác) và scan các tài liệu thành hồ sơ ở các đơn vị khác để có một nguồn dữ liệu bản PDF đầy đủ là điều kiện cần áp dụng đường link Hyperlink một cách hiệu quả nhất; thường xuyên giám sát và kiểm tra và đóng góp ý kiến việc thực hiện quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ công chức, viên chức. - Đối với các đơn vị và công chức, viên chức: Đối với lãnh đạo các đơn vị cần đôn đốc, triển khai kịp thời và hoàn thiện đầy đủ các công tác liên quan đến việc hoàn thiện các thành phần hồ sơ theo các thông báo của nhà trường và phòng chức năng (nếu có). Đối với công chức viên chức phải có trách nhiệm cung cấp các thành phần tài liệu liên quan đến bản thân
2. khi có phát sinh theo quy định (văn bằng, chứng chỉ, giấy khám sức khỏe, nhân thân, bằng khen ); có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực và thực hiện việc kê khai, bổ sung hồ sơ của mình theo hướng dẫn của đơn vị sử dụng công chức, viên chức; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước cơ quan quản lý về các thông tin mình kê khai. (*) Toàn văn nghiên cứu, thầy cô và sinh viên tìm đọc tại Trung tâm Thông tin Thư viện – trường Cao đẳng Sư phạm Hà Tây