SKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS

Nội dung tóm tắt: SKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS

1. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS - Thực hiện chế độ thống kê hằng năm về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. 2. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ a. Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản mới hệ thống văn bản về văn thư, lưu trữ của nhà trường theo đúng quy định của Nhà nước: - Thống nhất quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi - đến; quy chế quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật; - Thực hiện tốt các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ. b. Đảm bảo các điểu kiện cở sở vật chất thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: - Thường xuyên kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa hoặc trang bị mới các thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. 3. Công tác tổ chức và cán bộ - Kiện toàn đội ngũ, phân công cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ nghiệp vụ phù hợp yêu cầu của đơn vị. - Tham mưu đề xuất các chế độ phụ cấp cho nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho nhân viên văn thư nói riêng và CB - GV - NV trong toàn trường nói chung. III. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM - TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Thủ trưởng đơn vị - Tăng cường chỉ đạo, phân công, giao trách nhiệm cho từng Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên trong việc lập hồ sơ công việc theo chức năng được phân công, thực hiện lưu trữ văn bản của tổ - khối mình. - Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới hệ thống văn bản về văn thư, lưu trữ theo đúng qui định theo một số nội dung sau: + Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế, nội qui về quản lý sử dụng con dấu trong công tác văn thư của nhà trường. + Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản đi - đến + Lập danh mục và thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành của đơn vị và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của trường theo đúng thời gian và qui định của Pháp luật. + Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu, nộp tài liệu vào lưu trữ của Quận đúng thời hạn, đúng thủ tục. 10
2. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS + Chủ động bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác lưu trữ và khai thác tài liệu lưu trữ theo qui định. + Bố trí cán bộ phụ trách kho lưu trữ. 2. Nhân viên văn thư - Tham mưu việc xây dựng và ban hành văn bản về nội qui, qui chế công tác văn thư, lưu trữ; Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản; ban hành danh mục hồ sơ hiện hành của cơ quan theo đúng qui định của Nhà nước. - Tham mưu, chuẩn bị cơ sở vật chất như: Phòng lưu trữ, các trang thiết bị thiết yếu phục vụ, bảo đảm an toàn việc lưu trữ và khai thác thông tin tại trường theo tiêu chuẩn đã qui định. - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ, bộ phận, phục vụ công tác khai thác thông tin theo quy định. Trên đây là kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 của Trường THCS , yêu cầu toàn thể CB – GV - NV, các tổ chuyên môn, các bộ phận liên quan nghiêm túc thực hiện. Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Chi bộ; (Chữ ký, dấu) - Công đoàn; - Chi đoàn; - Các tổ chuyên môn; - Lưu VT. Họ và tên 11
3. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS Mẫu 1 - Giấy mời UBND QUẬN TÂY HỒ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /GM – THCS . , ngày tháng năm GIẤY MỜI (5) (2) trân trọng kính mời: Ông (bà) (6) . Tới dự (7) . . Thời gian: . Địa điểm . Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Như trên; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT. Họ và tên Mẫu 2 - Giấy giới thiệu 12
4. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS UBND QUẬN TÂY HỒ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS . Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /GGT – THCS . , ngày tháng năm GIẤY GIỚI THIỆU Hiệu trưởng trường THCS trân trọng giới thiệu: Ông (bà) (5) . Chức vụ: . Được cử đến: (6) . Về việc: . . Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ. Giấy này có giá trị đến hết ngày Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Như trên; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT. Họ và tên Mẫu 3 – Quyết định UBND QUẬN TÂY HỒ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 13
5. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS TRƯỜNG THCS Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ – THCS . , ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc (6) HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THCS Căn cứ (8) .; Căn cứ (9) .; Xét đề nghị của ., QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. (10) Điều /. Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Như Điều ; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT. Họ và tên 2. Quản lý văn bản đến a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư nhà trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. - Văn bản được gửi qua mạng được lấy về và lưu vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến dạng số ghi rõ ngày, tháng, năm, số văn bản và trích yếu nội dung văn bản. Sau đó trình, chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan hoặc lãnh đạo trực, sau đó lãnh đạo chuyển cho văn thư làm thủ tục đóng dấu văn bản đến, đăng ký vào sổ; - Văn bản được gửi bằng thư thì văn thư tiếp nhận văn bản đến phải trình, chuyển giao văn bản đến đến cho thủ trưởng cơ quan hoặc lãnh đạo trực hoặc đích danh người nhận, sau đó lãnh đạo chuyển cho văn thư làm thủ tục đóng dấu văn bản đến, đăng ký vào sổ văn bản đến. 14
6. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS - Văn bản đến được lưu theo năm và chia theo từng tháng đến. - Các văn bản của cơ quan hoặc cá nhân có địa chỉ thì lãnh đạo cơ quan hoặc cá nhân là người trực tiếp bóc bì theo quy định. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm: 20 ĐƠN VỊ: . QUYỂN SỐ: Từ số . đến số Từ ngày đến ngày . . Ngày, Số Nơi Số ký Ngày, Tên loại và trích Đơn vị hoặc Ký Ghi tháng đến gửi hiệu tháng yếu nội dung người nhận nhận chú đến của văn b) Trình, chuyển giao văn bản đến - Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các bộ phận, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. - Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đến. 15
7. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐẾN Năm: 20 ĐƠN VỊ: . QUYỂN SỐ: Từ số . đến số Từ ngày đến ngày . . Ngày, tháng Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú chuyển c) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó Hiệu trưởng được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của Hiệu trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. - Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức giao cho bộ phận hoặc cá nhân giải quyết. Bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan. - Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có thể giao cho nhân viên văn thư hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: 16
8. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; Phân văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết; CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐẾN Năm: 20 ĐƠN VỊ: . QUYỂN SỐ: Số Tên loại, số và ký hiệu, Đơn vị Thời Tiến độ Số, ký hiệu Ghi đến ngày tháng và tác giả hoặc người hạn giải giải văn bản trả chú văn bản nhận quyết quyết lời Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định tại văn bản đến. 3. Quản lý văn bản đi a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 17
9. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS Văn bản đi trong các đơn vị trường học thường là các văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan. Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết văn bản đi của đơn vị. Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Tất cả văn bản đi của nhà trường được ghi số theo hệ thống số chung của đơn vị do văn thư thống nhất quản lý, rồi ghi địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. b) Đăng ký văn bản đi Các văn bản đi của đơn vị được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm: 20 ĐƠN VỊ: . QUYỂN SỐ: Từ số . đến số Từ ngày đến ngày . . Số, ký Ngày Tên loại và trích Người Nơi nhận Đơn vị Số Ghi hiệu tháng yếu nội dung văn ký văn bản hoặc người lượng chú văn bản của văn bản nhận bản bản bản lưu 18
10. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS c) Nhân bản, đóng dấu Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. Khi đóng dấu, tôi đã đảm bảo theo qui định: chỉ đóng dấu khi có chữ kỹ của lãnh đạo nhà trường, dấu được đóng phải chính xác phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Văn bản đi phải được vào sổ chuyển giao văn bản đi. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐI Năm: 20 ĐƠN VỊ: . QUYỂN SỐ: Từ số . đến số Từ ngày đến ngày . . Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú d) Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. 19
11. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS Bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan. Văn bản đi tôi chia thành từng loại văn bản: văn bản hành chính thông thường và văn bản hành chính cá biệt, sắp xếp theo từng tháng trong năm. Văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng lúc nào văn thư cũng phải vào sổ giao văn bản đi, người nhận văn bản mang đi phải ký nhận vào sổ. Ngoài ra trong đơn vị còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU Năm: 20 ĐƠN VỊ: . QUYỂN SỐ: Ngày Họ và tên Số, ký hiệu, Tên loại và Hồ Ký Ngày Người Ghi tháng của người ngày tháng trích yếu nội sơ nhận trả cho phép chú sử dụng của văn bản dung văn bản số sử dụng Quyển số: .(6) 4. Quản lý và phát văn bằng Nhận văn bằng tại Phòng GD – ĐT và đối chiếu đủ số lượng văn bằng nhà trường đã đăng ký (bằng chính và bằng sao). Và kiểm tra văn bằng của từng học 20
12. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS sinh với danh sách cấp bằng tốt nghiệp có đúng với danh sách học sinh trong sổ và các dữ liệu của sổ. Văn bằng được kiểm tra đúng với sổ cấp bằng tốt nghiệp được đưa vào hộp lưu giữ bằng tốt nghiệp của từng năm học và được để trong tủ cấp phát bằng. Việc trả bằng tại trường được tiến hành theo trình tự: - Thông báo lên loa truyền thanh của Phường 15 ngày kể từ ngày nhận văn bằng từ cấp trên. - Học sinh đến nhận văn bằng phải xuất trình chứng minh thư nhân dân hoặc hộ khẩu hoặc giấy tờ tùy thân. - Vào sổ cấp bằng tốt nghiệp đầy đủ các nội dung TT Họ Giới Ngày Nơi Dân Lớp Hội Xếp Vào Mã Ngày Ngày Ký và tính sinh sinh tộc đồng loại sổ số cấp trả nhận tên xét cấp phôi bằng số Mỗi năm kiểm kê 2 lần: lần 1 sau khi nhận bằng 1 tháng, lần 2 vào ngày 15 tháng 12 hàng năm để biết số lượng bằng còn tồn. 5. Quản lí sĩ số học sinh đến – đi. Hàng năm chuẩn bị cho năm học mới, ngay trong hè tôi đã phải thường xuyên cập nhật số học sinh chuyển đi, chuyển đến để báo cáo cho Hiệu trưởng biết giúp cho việc chuẩn bị phân công lớp học của từng khối cho toàn trường. Trong năm học Hiệu trưởng cũng cần nắm bắt sự thay đổi sĩ số học sinh hàng tháng có sự biến động hay không để điều chính công tác quản lý của nhà trường. Để việc báo cáo số liệu học sinh chính xác của từng tháng khối học với Hiệu trưởng nhà trường. Tôi đã mở sổ theo dõi sĩ số học sinh hàng tháng theo từng lớp học và sổ theo dõi học sinh đến, đi. Cuối tháng cứ đến hết ngày 25 hàng tháng tôi lập bảng báo cáo sĩ số hàng tháng trình với Ban giám hiệu, Phòng GD & ĐT duyệt. Đồng thời hệ thống sổ theo dõi này cũng giúp nhà trường theo dõi được tỷ lệ học sinh chuyển trường, lý do chuyển trường từ đó có giải pháp để duy trì tốt sĩ số học sinh của trường. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 21 SỔ THEO DÕI SĨ SỐ HỌC SINH Năm: 2015 - 2016 Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016
13. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS SĨ SỐ HỌC SINH THÁNG . NĂM . Sĩ số đầu Sĩ số cuối tháng tháng Lớp Học sinh chuyển đi Học sinh chuyển đến Tổng HS Tổng HS số nữ số nữ . . . . . Tổng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 22 SỔ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN Năm: 2015 - 2016 Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016
14. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN THÁNG . NĂM . TT Họ và Năm Lớp Nơi BC Họ và Địa Hồ sơ Ký tên học sinh cũ đi lớp tên bố, chỉ gồm nộp sinh mới mẹ nơi ở có CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ23 NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỔ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐI Năm: 2015 - 2016 Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016
15. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS HỌC SINH CHUYỂN ĐI THÁNG . NĂM . TT Họ và tên Năm Họ và Địa chỉ Hồ sơ Nơi đến Ngày trả h/s học sinh sinh lớp tên bố, nơi ở gồm có Phụ huynh mẹ ký tên III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 24
16. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS Qua quá trình triển khai thực hiện trong 3 năm, công tác văn thư, lưu trữ của trường đã đạt được một số kết quả sau: Việc lưu trữ văn bản đầy đủ, có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày của tôi. Hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bỡ ngỡ. Góp phần giúp BGH hoàn thành nhiệm vụ, các báo cáo nộp đúng thời gian quy định. Không còn tình trạng bằng tồn đọng nhiều năm mà học sinh không đến nhận. Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và tạo được một môi trường làm việc thoải mái, công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị. Trong 3 năm học (2011 - 2012, 2012 - 2013, 2013 - 2014) qua các đợt kiểm tra của Phòng GD&ĐT công tác văn phòng đều được đánh giá: xếp loại tốt. Năm 2014 UBND quận Tây Hồ tặng giấy khen có thành tích trong công tác văn thư lưu trữ. Nhận thức của tập thể CB – GV – NV trong nhà trường về công tác văn thư, lưu trữ nâng lên rõ rệt. Mọi hoạt động của nhà trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trương đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên. Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cần chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, vì thế mà không xem nhẹ những người làm công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều vấn đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thỏa đáng. Nó đòi hỏi cần có sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trong các nhà trường mà còn ở các cấp các ngành khác nhau. Tủ lưu trữ văn bản đến – văn bản đi 25
17. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 26
18. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS Kẹp lưu văn bản đến Kẹp lưu văn bản đi C. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 27
19. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS I. KẾT LUẬN Trong nhà trường tôi đưa ra những kinh nghiệm về công tác quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách, cách lưu trữ văn bản đi – văn bản đến cho tất cả CB – GV – NV trong buổi họp hội đồng để các đồng chí, đồng nghiệp cùng nhau học hỏi lẫn nhau rút ra những kinh nghiệm quý giá trong công tác bảo quản lưu trữ các loại hồ sơ sổ sách cho từng cá nhân, hiệu quả rất tốt, tạo được tính tỷ mỉ, cẩn thận, nhanh gọn khi tìm kiếm các văn bản. Từ khi kinh nghiệm trên được vận dụng cho nhà trường đến nay có rất nhiều trường và anh em đồng nghiệp tham khảo học hỏi để rút kinh nghiệm, một mặt tôi giới thiệu quang cảnh trường lớp, các phòng ban, một mặt tôi đưa ra những kinh nghiệm trong công tác văn thư. Muốn có công việc đạt hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Công tác văn thư, lưu trữ là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, chính xác và phải trực tiếp xử lý từng công việc một với thái độ hoà nhã, ân cần siêng năng. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm định, thanh tra, kiểm tra, giám sát đạt kết quả tốt. II. KIẾN NGHỊ - Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường ngày càng tốt hơn. - Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp. Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ. Bản thân tôi đã tìm tòi, suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết trong nhiều năm làm công tác Văn thư, lưu trữ. Trong quá trình tìm tòi học hỏi chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong 28
20. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS được sự đóng góp ý kiến của Hội đồng khoa học ngành, quý thầy cô, các anh, chị, em đồng nghiệp để đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2015 XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình viết, không sao chép nội dung của người khác. TÀI LIỆU THAM KHẢO 29
21. Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS TT NỘI DUNG CÁC VĂN BẢN THAM KHẢO 1 Nghị định 110/2004 NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 2 Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; 3 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. 4 Thông tư 01/2011/TT – BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; 5 Thông tư 07/2012/TT – BNV, ngày 22 tháng 01 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; 6 Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 13/03/2014 của UBND Quận Tây Hồ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, 30