Sáng kiến kinh nghiệm Chuyển đổi số với công tác văn thư, văn phòng trường THPT Hàn Thuyên

Nội dung tóm tắt: Sáng kiến kinh nghiệm Chuyển đổi số với công tác văn thư, văn phòng trường THPT Hàn Thuyên

1. 7. Tìm kiếm văn bản Sau một thời gian sử dụng, số lượng văn bản lưu trữ trong hệ thống sẽ tăng lên, để hỗ trợ tìm kiếm văn bản, người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm văn bản hoặc tìm kiếm nâng cao. Tại mỗi trang trong mục “Quản lý văn bản đến/đi”, “Tủ văn bản”, người dùng đều có thể sử dụng chức năng này. Toàn bộ các thao tác trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành đáp ứng đầy đủ nhu cầu xử lý công việc của văn thư trường học. Sử dụng hiệu quả các chức năng của hệ thống này giúp cho công việc xử lý khoa học, dễ tra cứu, tiết kiệm thời gian và nâng chất lượng công việc văn thư. II. Quản lý hồ sơ học sinh trên CSDL ngành GDĐT. Trong công tác văn thư, văn phòng trong trường THPT Hàn Thuyên, việc cập nhật thông tin, thống kê báo cáo hồ sơ trường học là một công việc vô cùng quan trọng. Hệ thống CSDL giáo dục được triển khai là một CSDL tập trung, dùng thống nhất toàn ngành tại tỉnh Bắc Ninh nhằm cung cấp các thông tin đầy đủ, nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác quản lý điều hành, hỗ trợ ra quyết định của các cán bộ lãnh đạo, quản lý giáo dục. 1
2. Các tính năng nổi bật của Hệ thống: - Giúp văn thư Đáp ứng đầy đủ các báo cáo thống kê theo yêu cầu của Bộ GDĐT (báo cáo thống kê giáo dục; báo cáo về đội ngũ, chuẩn nghề nghiệp; báo cáo về đánh giá chất lượng giáo dục tiểu học EQMS, Thi đua khen thưởng, chuẩn nghề nghiệp, đề án ngoại ngữ ). - Được đồng bộ với CSDL cư dân Quốc gia, đảm bảo tính chính xác về thông tin cá nhân của học sinh và cán bộ giáo viên - Đã được tích hợp phần mềm quản lý trường học với đầy đủ các phân hệ chức năng phục vụ công tác quản lý tại nhà trường, đáp ứng các yêu cầu về quản lý, đánh giá học sinh, giáo viên theo quy định của Bộ (quản lý hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên, sổ đánh giá học sinh, học bạ, sổ liên lạc điện tử )
3. Các chức năng Văn phòng sử dụng để số hóa dữ liệu và sử dụng công nghệ số trong công việc Văn phòng: 1. In sổ đăng bộ Trước đây, sổ đăng bộ được in từ danh sách học sinh trên file exel thu thập thông tin từ GVCN gửi về. Cách làm này không đảm bảo được tính chính xác và đầy đủ các mục trong thông tin cần có của sổ đăng bộ trường học. Chức năng này của Hệ thống cho phép cập nhật, đồng bộ thông tin từ CSDL quốc gia về dân cư. Sổ đăng bộ được in ra với đầy đủ các cột thông tin, chính xác, dễ tra cứu. 2. In phiếu điểm học sinh. Hiện tại kết quả học tập trên Hệ thống CSDL ngành phải đúng, khớp với Sổ theo dõi và đánh giá học sinh lưu tại Văn phòng nhà trường. Với công việc xác nhận kết quả học tập của học sinh, cựu học sinh phục vụ tuyển sinh ĐH, CĐ hoặc các công việc cá nhân khác; chức năng này giúp văn thư trường THPT Hàn Thuyên giảm thiểu đáng kể thời gian và công sức sử dụng hồ sơ lưu bằng giấy. Việc này cũng đảm bảo được việc bảo quản tốt học bạ THPT gốc của học sinh.
4. 3. Báo cáo thống kê giáo dục các kỳ. Báo cáo thống kê số liệu được thực hiện định kỳ 2 lần/năm học hoặc đột xuất khi có chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo Bắc Ninh. Chức năng báo cáo thống kê dữ liệu khi đã hoàn thiện việc nhập liệu, giúp văn thư nhà trường tổng hợp và gửi báo cáo trực tuyến lên Sở GD&ĐT thông qua phần mềm. Khi đã có CSDL chuẩn, hệ thống cập nhật và thống kê dữ liệu theo các trường thông tin cần thống kê báo cáo. Văn phòng nhà trường thực hiện việc báo cáo theo định kỳ dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, thuận tiện. Số liệu báo cáo được văn phòng sử dụng và chế biến, cung cấp cho Ban giám hiệu để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà trường.
5. Chương 3: KIỂM CHỨNG GIẢI PHÁP ĐÃ TRIỂN KHAI CỦA SÁNG KIẾN I. Mục đích của kiểm chứng Khẳng định hướng nghiên cứu đúng đắn và cần thiết của đề tài trên cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn. Kiểm tra tính hiệu quả của việc chuyển đổi số công tác văn thư – văn phòng trường THPT Hàn Thuyên, có tính vận dụng thực tế cao. Rút ra những bài học kinh nghiệm trong công tác vận hành văn phòng trường học và công tác văn thư. II. Thực hiện kiểm chứng Đối tượng kiểm chứng: tổ Văn phòng, Ban giám hiệu, giáo viên trường THPT Hàn Thuyên. Kết quả kiểm chứng: Mức độ tiếp cận khi chuyển từ phương pháp thủ công sang công nghệ số tại Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên: Ban giám hiệu Giáo viên Tiếp cận Tiếp cận Chưa tiếp Tiếp cận Tiếp cận Chưa tiếp tích cực trung bình cận tích cực trung bình cận 75 % 25 % 0 57,4% 42,6% 0 100% cán bộ, giáo viên tiếp cận với chuyển đổi số tại Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên. Ban giám hiệu nhà trường tích cực sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành, lập hồ sơ ký số văn bản. Tuy nhiên do đặc thù công việc nên giáo viên tiếp cận và phối hợp chuyển đổi số văn thư với tỷ lệ chưa cao. Giáo viên chủ yếu sử dụng công nghệ để trao đổi thông tin văn bản nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian rất nhiều so với làm thủ công như trước đây, đồng thời giúp công tác kiểm tra, giám sát công việc được thuận lợi.
6. PHẦN BA: KẾT LUẬN I. Ý NGHĨA CỦA SÁNG KIẾN Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng. Là mắt xích nâng cao góp phần lên giá trị kết quả hoạt động của trường THP Hàn Thuyên. Công tác văn thư lưu trữ phải phân loại chỉnh lý khoa học, bảo quản an toàn, nhằm tránh thất thoát tài liệu, bảo vệ những thông tin có liên quan đến cá nhân, nhà trường và bí mật quốc gia, góp phần nâng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số và cách mạng công nghiệp 4.0, hội nhập quốc tế phát triển đất nước. Chuyển đổi số trong công tác văn thư – văn phòng trường THPT Hàn Thuyên đã và đang tạo ra môi trường làm việc văn minh, hiện đại, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, thay đổi tư duy và cách làm việc, tinh thần trách nhiệm được thể hiện rõ ràng, rút ngắn thời gian xử lý công việc, tăng hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và phần lớn các chi phí không cần thiết. Nghiên cứu sáng kiến giúp văn thư trường THPT Hàn Thuyên nâng cao kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ giúp đáp ứng tốt yêu cầu về quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử. Ðồng thời bồi dưỡng, nâng cao ý thức trách nhiệm của văn thư trường học trong quá trình thực hiện công tác chuyển đổi số lĩnh vực văn thư. II. KIẾN NGHỊ Trong quá tŕnh thực hiện đề tài, mặc dù đă có nhiều cố gắng nhưng vì thời gian đầu tư có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu chưa nhiều nên không thể tránh khỏi những sai sót. Kính mong thầy, cô giáo và các bạn thông cảm, đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn để có thể ứng dụng rộng rãi trong công tác văn thư trường học. Xin trân trọng cảm ơn! Bắc Ninh, ngày 20 tháng 1 năm 2024 Tác giả sáng kiến
7. Nguyễn Diệu Hoa
8. PHẦN IV: TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. - Tài liệu hội thảo: Tập huấn công tác văn thư của Sở Giáo dục và Đào tạo - Tài liệu hội thảo: Tâp huấn công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Sở Giáo duc và Đào tạo Bắc Ninh. - Mạng Internet
9. HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CƠ SỞ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT HÀN THUYÊN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Bắc Ninh, ngày 20 tháng 1 năm 2024. PHIẾU ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN Cấp: Cơ sở 1. Tên sáng kiến: Chuyển đổi số với công tác văn thư – văn phòng trường THPT Hàn Thuyên 2. Họ và tên tác giả: Nguyễn Diệu Hoa Chức vụ: Văn thư Đơn vị: Trường THPT Hàn Thuyên 3. Họ và tên thành viên Hội đồng đánh giá: 1 2 3 4 Điểm Điểm Nhận tối đa đánh xét theo Yêu cầu Tiêu chí đánh giá giá từng tiêu chí - Các mô hình, sản phẩm sáng tạo, giải pháp kỹ thuật, giải pháp quản Về nội Tính lý, giải pháp tác nghiệp, giải pháp dung mới ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, phương 1 10 (90 (20 pháp dạy học, thuộc các lĩnh điểm) điểm) vực không trùng với giải pháp của người khác đã được áp dụng hoặc đã bộc lộ công khai trên các văn
10. bản, sách báo, website, tài liệu kỹ thuật, đến mức căn cứ vào đó có thể thực hiện được ngay. - Nội dung, phương pháp mới có tính đột phá, phù hợp và nâng cao 2 được hiệu quả, chất lượng trong 10 quá trình công tác, thực tiễn sản xuất và đời sống. - Có luận đề: Đặt vấn đề gọn, rõ ràng (giới thiệu được khái quát 3 5 hiện trạng khi chưa có đổi mới, Tính mục đích ý nghĩa cần đạt). - Có luận điểm: Những biện pháp khoa 4 5 tổ chức thực hiện cụ thể phù hợp. học - Có luận cứ khoa học, xác thực: (20 5 Thông qua các phương pháp hoạt 5 điểm) động thực tế. - Có luận chứng: Những minh 6 chứng cụ thể (số liệu, hình ảnh ) 5 thuyết phục. - Đem lại hiệu quả về kinh tế, xã hội, môi trường, trong công tác Tính 7 quản lý, . Có số liệu, hình 15 hiệu ảnh, minh chứng, so sánh trước quả và sau khi áp dụng. (30 8 - Áp dụng thử trong thực tế đạt 15 điểm) được hiệu quả cao nhất, với lượng thời gian và sức lực được sử dụng ít nhất, tiết kiệm nhất. Có số liệu,
11. hình ảnh, minh chứng, so sánh trước và sau khi áp dụng. Ứng - Chứng minh được tính khả thi dụng 9 trong triển khai áp dụng thực tế, 10 thực có khả năng nhân rộng. tiễn - Khi áp dụng vào thực tiễn sẽ đem lại đạt kết quả cao. (20 10 10 điểm) Kết cấu - Nội dung trình bày theo bố cục ngôn như hướng dẫn, từ ngữ và ngữ pháp được sử dụng chính xác, ngữ 11 5 khoa học; các kiến thức được hệ (5 thống hóa một cách chặt chẽ phù Về điểm) hợp. hình - Thuyết minh được soạn thảo và thức Trình in trên khổ A4, trang trí khoa học, (10 bày đóng bìa đẹp. Bìa sáng kiến kinh điểm) hoàn nghiệm phải được ghi rõ ràng theo 12 5 thiện trật tự sau: tên cơ quan chủ quản, (5 tên đơn vị, tổ; tên đề tài, sáng điểm) kiến; tên tác giả; chức danh; năm thực hiện. Tổng số điểm 100 Quy định đánh giá: - Công nhận là sáng đối với những sáng kiến đạt từ 70 điểm - 100 điểm (các tiêu chí 1, 2, 9, 10 không có tiêu chí nào dưới 5 điểm; các tiêu chí 7, 8 không
12. tiêu chí nào dưới 7.5 điểm; các tiêu chí 3, 4, 5, 6, 11, 12 không có tiêu chí nào dưới 2.5 điểm). - Không công nhận là sáng kiến đối với các sáng kiến đạt dưới 70 điểm. 4. Kết luận (đánh dấu  vào ô tương ứng phù hợp): • Công nhận là sáng kiến • Không công nhận là sáng kiến 5. Ý kiến đánh giá khác (nếu có): THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG (Họ, tên và chữ ký)