Báo cáo biện pháp Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu - Chi trong đơn vị

Nội dung tóm tắt: Báo cáo biện pháp Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu - Chi trong đơn vị

1. Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu – chi trong đơn vị I. Thực trạng đề tài: Trường Trung học cơ sở Nhựt Tân là một trường thuộc vùng hạ của huyện Tân Trụ - tỉnh Long An, trường nằm dọc theo tỉnh lộ 833 hướng về cầu Triêm Đức, nối liền hai xã Đức Tân và Nhựt Ninh, cách trung tâm huyện Tân Trụ khoảng 05 km. Trường được thành lập và đi vào hoạt động từ năm học 1989 -1990 theo Quyết định số 677/QĐ-UB, ngày 07 tháng 11 năm 2003 của Ủy ban Nhân dân huyện Tân Trụ về việc thành lập trường Trung học cơ sở Nhựt Tân. Năm học 2017 - 2018, trường Trung học cơ sở Nhựt Tân với tổng số 44 cán bộ - giáo viên - nhân viên. Trường có 15 lớp học với sỉ số 556 học sinh. Đây cũng là định mức để được giao dự toán hoạt động. Qua một thời gian làm công tác thu – chi, bản thân tôi nhận thấy rằng, hoạt động tài chính của đơn vị, các hoạt động chuyên môn và hoạt động thường xuyên của đơn vị có quan hệ mật thiết, chính vì lẽ đó mà Thủ trưởng đơn vị phải quyết định sử dụng nguồn tài chính sao cho đúng mục đích, tính toán cho hợp lý, mặt khác phải kiểm tra giám sát toàn bộ quá trình đó. Để từ đó đánh giá được hiệu quả sử dụng nguồn tài chính cũng như việc thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đã quy định. Trong hoạt động quản lý tài chính nhà trường phải luôn quán triệt thực hành tiết kiệm chống lãng phí, là một trong nhiều giải pháp quan trọng để thực hiện thắng lợi các mục tiêu nhiệm vụ phát triển sự nghiệp giáo dục. Đối với quá trình quản lý thu – chi, người làm công tác kế toán cũng phải có sự sáng tạo, ngoài tính nguyên tắc của tài chính thì người kế toán cần phải nhạy bén, nhìn nhận thực tế, làm việc gì cũng cần phải bàn bạc, phải có kế hoạch, phương pháp, quy trình, thời gian và đồng thời phải mang tính khoa học. Công tác quản lý thu - chi có tính khoa học thì dễ nắm bắt, nhận biết được sâu sắc hơn tình hình thực tiễn về công tác tài chính trong đơn vị để làm thế nào cho vừa thu có hiệu quả mà chi sao cho có trách nhiệm, làm sao để không thất thu, không thất thoát, chi sao cho đảm bảo kế hoạch, minh bạch và công khai theo đúng quy định của tài chính. Vậy để tìm ra giải pháp tài chính tối ưu cho công tác thu - chi đạt hiệu quả cao hơn nhằm đảm bảo sử dụng tiết kiệm kinh phí, tạo thu nhập tăng thêm cho cán bộ - giáo viên - nhân viên, làm đòn bẩy thúc đẩy công tác dạy và học ngày càng tốt hơn, tăng cường công tác quản lý tài chính của đơn vị nên trong Nguyễn Xuân Soạn 1
2. Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu – chi trong đơn vị năm học 2017 - 2018, bản thân tôi đã theo đuổi đề tài: “Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu - chi trong đơn vị” II. Nội dung cần giải quyết: Công tác thu - chi là nhiệm vụ quan trọng bởi nó góp phần thắng lợi cho nhiệm vụ giáo dục và nâng cao chất lượng đào tạo. Do đó, muốn làm tốt công việc thu - chi, chúng ta cần quan tâm đến một số vấn đề sau: - Nhận quyết định giao dự toán - Lập dự toán năm - Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ năm. - Chi tiền mặt và chuyển khoản thanh toán hoạt động. - Lập sổ chi tiết hoạt động. - Nguồn thu sự nghiệp, dịch vụ: + Thu học phí + Thu học phí lớp ngày (đối với học sinh lớp 9) + Thu học phí ôn tuyển sinh lớp 10 + Thu tiền giữ xe đạp + Thu tiền căn tin III. Biện pháp giải quyết: Là một người làm công tác kế toán cần phải nắm rõ trách nhiệm của mình trong việc quản lý thu - chi, tận dụng mọi thời gian để làm việc có trách nhiệm và hiệu quả, không được chủ quan để thực hiện tốt các công việc ngay từ đầu năm ngân sách: 1. Nhận Quyết định giao dự toán và lập dự toán: Dự toán năm được lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo Tân Trụ ra Quyết định giao ngay từ đầu năm ngân sách để nhà trường hoạt động. Từ dự toán được giao, kế toán lập kế hoạch cho các mục cần chi gồm có: Nguyễn Xuân Soạn 2
3. Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu – chi trong đơn vị a. Chi thanh toán cá nhân (lương, các khoản phụ cấp, các khoản đóng góp và các khoản thanh toán khác cho cá nhân): Phải dự toán được: + Thời gian nâng ngạch bậc lương của cán bộ, giáo viên, nhân viên; + Điều chỉnh mặt bằng lương do nhà nước ban hành. b. Chi hàng hóa, dịch vụ: thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin, truyền thông liên lạc, công tác phí, chi phí thuê mướn, sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi phí nghiệp vụ chuyên môn. Phải dự toán được: + Chi tiền điện, nước, điện thoại: Lấy theo mức chi năm trước để dự toán cho năm nay. + Chi cho văn phòng phẩm: Quy định mỗi quý cần sử dụng bao nhiêu văn phòng phẩm. + Công tác phí: Thanh toán theo chế độ khoán, giấy đi đường thực tế. + Chi phí thuê mướn, sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi phí nghiệp vụ chuyên môn: Dựa theo kế hoạch chuyên môn. c. Chi phí khác: Các khoản phí lệ phí, hỗ trợ khác và các khoản chi khác.) + Phí, lệ phí: Theo dự toán ban đầu. + Hỗ trợ khác: Trợ cấp tết theo quy định của Nhà nước. + Các khoản chi khác (Trang trí Hội trường cho các buổi lễ, chuyên đề, ): Dự toán chính xác được định mức chi. d. Chi mua sắm tài sản cố định, chuyên môn: Dự toán được chính xác sau khi có Quy chế chi tiêu nội bộ. 2. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ năm: Bản thân tôi là người làm công tác kế toán trong trường Trung học cơ sở, là người giữ vai trò công tác tham mưu với hiệu trưởng nhà trường trong vấn đề “thu - chi”, để từ đó xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế và dự toán mà đơn vị được giao. Hàng năm, quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường đều được xây dựng lại và thông qua Hội đồng sư phạm của Nguyễn Xuân Soạn 3
4. Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu – chi trong đơn vị nhà trường để cùng nhau bàn bạc đi đến thống nhất trên tinh thần tiết kiệm. Từ đó, hiệu trưởng quyết định các mức chi: Chi quản lý hành chính, chi chuyên môn nghiệp vụ 3. Chi tiền mặt và chuyển khoản thanh toán hoạt động: Chứng từ thu - chi do đơn vị lập hoặc giao dịch từ bên ngòai đều phải tập trung vào bộ phận kế tóan của đơn vị, khi nhận chứng từ kế tóan phải kiểm tra theo những bước sau : - Kiểm tra chứng từ kế toán: + Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ. + Tính hợp pháp, tính chính xác. + Tính chấp hành quy chế quản lý tài chính. - Sau khi kiểm tra xong, trình Hiệu trưởng phê duyệt, sau đó lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ, chuyển hồ sơ về Kho bạc Nhà nước để thực hiện việc thanh toán chứng từ (Rút tiền về chi hoặc chuyển khoản) - Phân lọai, sắp xếp và ghi sổ. - Đóng quyển lưu trữ, bảo quản. - Kế toán từ chối những chứng từ sau: + Giả mạo chứng từ, hợp thức hóa chứng từ. + Sửa chữa, tẩy xóa chứng từ. + Chứng từ không hợp lệ. - Các phương pháp kế toán phải hạch toán đúng theo chế độ hiện hành mà Bộ Tài chính ban hành. - Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thu nộp vào tài khoản đã mở tại Kho bạc, đảm bảo nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thu, mở sổ chi tiết theo dõi số phải nộp, đã nộp của từng tài khoản tiền gửi. 4. Lập sổ chi tiết hoạt động: Trước đây, người làm công tác Kế toán ở trường học đều theo phương pháp truyền thống là làm thủ công, khi đó kế toán làm tất cả các khâu từ Sổ Nguyễn Xuân Soạn 4
5. Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu – chi trong đơn vị quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, nhật ký sổ cái, sổ tổng hợp, sổ chi tiết đến cả báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm đều phải tiến hành qua nhiều giai đoạn khi chỉ có một và một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hiện nay cách làm trên đã được thay thế, tất cả các trường trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo Tân Trụ đều được trang bị phần mềm kế toán để theo dõi công việc thu - chi ở đơn vị. Để sử dụng tốt và phát huy hết hiệu quả của phần mềm đòi hỏi người làm công tác kế toán phải có trình độ nghiệp vụ để định khoản thật chính xác khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về thu - chi. 5. Nguồn thu sự nghiệp, dịch vụ: a. Nguồn thu sự nghiệp: Thực hiện đúng theo quy định và hướng dẫn của Nhà nước về thu học phí, về chế độ miễn giảm, về biên lai thu (do Chi cục thuế phát hành) và nộp kinh phí này về Kho bạc Nhà nước. Để công tác thu có hiệu quả, người nộp thì phải nộp đủ, người có nhiệm vụ thu phải biết lắng nghe và tạo uy tín thực sự đối với học sinh, phải biết kết hợp với giáo viên chủ nhiệm lớp tuyên truyền và vận động, bên cạnh đó có một số trường hợp hoàn cảnh gia đình đặc biệt và khó khăn, để tạo điều kiện cho các em được học tập nên ngay từ đầu năm, nhà trường cũng đã lập kế hoạch miễn giảm học phí cho các em thuộc diện chính sách. Thu học phí trong năm, nhà trường thu theo nhu cầu đóng của học sinh: có em đầu năm đóng đủ một năm học, có em khó khăn thì đóng theo từng tháng hoặc cuối một học kỳ mới đóng. Có những em đến gần cuối học kỳ hai mà vẫn chưa thực hiện nghĩa vụ của mình. Lúc đó kế toán phải biết tham mưu với hiệu trưởng nhà trường, đôn đốc nhắc nhở giáo viên yêu cầu học sinh của mình thực hiện đầy đủ những quy định về các khoản thu bắt buộc. Phải theo dõi thường xuyên việc đóng tiền học của học sinh ngay từ đầu năm học. Cập nhật kịp thời các loại chứng từ thu - chi theo quy định của nhà nước. Thông báo thu - chi từng tháng, quý để nắm bắt được một số học sinh chưa đóng tiền. Thông báo cho giáo viên chủ nhiệm những học sinh còn thiếu tiền học phí, kết hợp với phụ huynh để nắm bắt được nguyên nhân chưa nộp của học sinh. Gửi thông báo đến giáo viên chủ nhiệm và phụ huynh. Ngoài hoạt động phí được cấp, nhà trường còn được chi từ nguồn học phí như sau: Nguyễn Xuân Soạn 5
6. Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu – chi trong đơn vị 40%: Nguồn cải cách tiền lương (khoản này tuyệt đối không được phép chi khi chưa có quyết định của cấp có thẩm quyền) 60%: Dùng chi cho hoạt động. Khoản chi này đơn vị cũng lập dự toán chi hoạt động thường xuyên, đưa nội dung chi vào quy chế chi tiêu nội bộ. b. Nguồn thu dịch vụ: - Thu từ hoạt động dạy hai buổi trên ngày, cũng như hoạt động dạy tuyển sinh lớp 10 đúng theo quy định và kế hoạch được phê duyệt. Khoản chi này được chia theo tỉ lệ: 10% quản lý phí, 10% cơ sở vật chất, 80% chi cho giáo viên tham gia giảng dạy. Tiền chi cho giáo viên còn thừa được bổ sung vào sửa chữa cơ sở vật chất. - Thu từ hoạt động giữ xe: Hoạt động này thực hiện theo nguyên tắc lấy thu bù chi, nguồn thu này được dùng để trả lương cho người giữ xe, số còn lại dùng để sửa chữa nhà xe. Kinh phí này chỉ phục vụ những việc liên quan đến hoạt động của nhà xe. - Cho thuê căn tin: Khoản thu này nộp vào ngân sách huyện. Tóm lại, để làm tốt công tác thu - chi trong đơn vị, kế toán phải cập nhật các chứng từ thu - chi kịp thời. Đánh giá kết quả thu - chi vào cuối mỗi học kỳ, cuối năm học. Kế toán là người thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị theo chuẩn mực kế toán. Thực hiện kiểm tra, giám sát các khoản thu - chi, thanh toán và quyết toán, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi, vi phạm pháp luật về tài chính kế toán . Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ cho nhu cầu của đơn vị. Cung cấp thông tin và số liệu kế toán theo quy định của tài chính. IV. Kết quả: Việc áp dụng những giải pháp trên tôi đã đạt được những hiệu quả như sau: Nguyễn Xuân Soạn 6
7. Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu – chi trong đơn vị Cuối năm ngân sách 2017, sau một năm hoạt động với tinh thần tiết kiệm nhà trường đã chi thu nhập tăng thêm cho 44 cán bộ - giáo viên - nhân viên với số tiền 66.000.000 đồng. Số còn lại được chuyển tiếp sang năm 2018 để bổ sung vào việc sửa chữa cơ sở vật chất, dành một phần để ổn định thu nhập tăng thêm với số tiền là 140.000.000 đồng Tình hình thu học phí năm học 2017 – 2018 cao hơn năm học 2016 – 2017: 10% Chứng từ thu - chi đầy đủ và rõ ràng hơn. Thu - chi theo đúng quy định hiện hành . Chi đúng mục, tiểu mục, đúng theo sự chỉ đạo của tài chính. Hồ sơ thu - chi được bảo quản và lưu trữ tốt. Sắp xếp có khoa học khi cần cung cấp thông tin nào thì không phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm. Báo cáo, cung cấp thông tin, quyết toán kịp thời với cơ quan cấp trên. Phản ánh đầy đủ về tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính. Thông tin số liệu phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước. Phân loại sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống. Kế toán thu thập phản ánh các nghiệp vụ phát sinh khách quan, đầy đủ đúng thực tế. V. Kết luận: Trong năm, nhà trường đã thực hiện tốt công tác thu - chi. Việc sửa chữa, mua sắm thiết bị dạy học đáp ứng đầy đủ, kịp thời, góp phần nâng cao chất lượng dạy và học. Trong năm, nhà trường đã sửa chữa toàn bộ hệ thống đèn, quạt ở tất cả các lớp với số tiền trên 10.000.000 đồng, mua một máy vi tính xách tay với số tiền gần 13.000.000 đồng , nhà xe được mở rộng và sửa chữa gần 10.000.000 đồng. Tất cả các máy vi tính, máy in, máy photo copy đều được bảo trì và sửa chữa kịp thời để phục vụ tốt công tác. Môi trường sư Nguyễn Xuân Soạn 7
8. Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu – chi trong đơn vị phạm cũng được nhà trường đặc biệt quan tâm, trong năm đã xây lắp được một hệ thống thoát nước 40.000.000 đồng. Nhà trường cũng đã xác định được chênh lệch thu lớn hơn chi để chi thu nhập tăng thêm một phần, phần còn lại dùng để sửa chữa tài sản đúng theo qui chế chi tiêu nội bộ đã được xây dựng. Để góp phần thắng lợi nhiệm vụ trong năm, ngay từ đầu năm đơn vị đã lập dự toán chính xác, quy chế chi tiêu nội bộ được thảo luận và thống nhất thông qua, làm căn cứ thực hiện thu - chi. Các khoản chi tiền mặt hay chuyển khoản hoạt động đều theo nguyên tắc tài chính cũng như Luật kế toán. Mọi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trên sổ sách kế toán. Tất cả các khoản thu đều theo quy định và được thông qua Đại hội Hội cha mẹ học sinh, các khoản thu được tập trung thu ở bộ phận thủ quỹ của trường và được xuất biên lai đầy đủ. Khoản thu này được nộp vào tài khoản tiền gửi mở tại Kho bạc Nhà nước Tân Trụ hay tiền căn tin nộp vào ngân sách Nhà nước. Đề tài này được áp dụng tại trường Trung học cơ sở Nhựt Tân trong năm học 2017 - 2018 và có thể được nhân rộng đến các trường Trung học cơ sở trong huyện. 1. Đề xuất: Công tác thu-chi là một nhiệm vụ rất quan trọng bởi nó góp phần thắng lợi cho sự nghiệp giáo dục, trên cơ sở đó tôi xin đề xuất một số vấn đề như sau. a. Thủ trưởng đơn vị - Chủ tài khoản: Quản lý đôn đốc theo dõi, kiểm tra nhằm tổ chức việc quản lý tài chính sử dụng kinh phí và tài sản của cơ quan theo đúng qui định hiện hành. b. Kế toán đơn vị: Kế toán có trách nhiệm thực hiện đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kế toán phát sinh của trường. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, kiểm tra tính đúng chế độ, định mức, tiêu chuẩn và cung cấp các mẫu chứng từ kế toán thống nhất theo qui định cho cán bộ - giáo viên - nhân viên khi có yêu cầu thanh toán. Đề xuất ý kiến trước khi trình Hiệu trưởng duyệt chi, đảm bảo kinh phí được sử dụng đúng mục đích, chế độ và tiết kiệm. Nguyễn Xuân Soạn 8
9. Một vài biện pháp giúp kế toán làm tốt công tác thu – chi trong đơn vị Lập báo cáo tài chính, dự trù kinh phí theo đúng qui định hiện hành. c. Nhân viên thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý chặt chẽ quỹ tiền mặt của nhà trường, không được chi tiền mặt khi chưa có phiếu chi từ kế toán chuyển qua, mở sổ quỹ tiền mặt phản ánh kịp thời tình hình thu - chi, tồn quỹ, khóa sổ định kỳ, kiểm kê quỹ và đối chiếu với sổ sách kế toán theo đúng qui định. Ứng dụng công nghệ tin học trong công việc quản lý thu học phí, để có thể thống kê bất cứ lúc nào số tiền đã thu, số tiền còn phải thu, cập nhật kịp thời danh sách những học sinh của những lớp nào còn nợ học phí. Sắp xếp các loại tiền theo đơn vị để dễ dàng trong việc thống kê. 2. Kiến nghị: Tôi rất mong nhận được sự quan tâm hơn nữa của các cấp, ban ngành tạo điều kiện mở thêm các lớp tập huấn về nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho kế toán. Cần có chế độ đãi ngộ hơn để động viên về mặt tinh thần giúp cho đội ngũ làm kế toán, văn phòng (Bảo vệ, văn thư, thư viện, thiết bị ) ở đơn vị trường học giảm bớt khó khăn đảm bảo được đời sống giúp nhân viên yên tâm công tác phục vụ lâu dài, tận tụy hơn với công việc. Trên đây là sáng kiến kinh nghiệm của bản thân rút ra từ thực tế công tác quản lý thu - chi trong trường Trung học cơ sở Nhựt Tân, tôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của các cấp lãnh đạo, các bạn đồng nghiệp để tôi thực hiện nhiệm vụ của mình ngày một tốt hơn. Nguyễn Xuân Soạn 9